Как правило, инвентаризация проводится в условиях острой нехватки времени, поскольку склад на это время необходимо полностью остановить. При этом зачастую погрешности, допущенные при инвентаризации, по сути, сводят на нет все усилия по достижению результата: в то время как исправляются одни ошибки, возникают новые.

Внедрение системы управления складом WMS дает возможность значительно облегчить работу складских работников и ускорить процесс инвентаризации при одновременном повышении точности подсчетов. Эта задача достигается за счет возможности планирования частичных или циклических инвентаризаций (Cycle Count), которые проводят без остановки работы склада. Работы по полной инвентаризации при условии четкой организации циклических инвентаризаций в идеальном варианте могут превратиться в простую формальность, в большей степени необходимую внешним аудиторам, чем самому предприятию. В принципе циклические инвентаризации можно проводить и без установки WMS-системы, но это возможно только при наличии достаточных ресурсов и определенной практики.

Типы и методы циклических инвентаризаций

Циклические инвентаризации подразделяются на инвентаризации по складской зоне, товару или группе товаров, дате. В последнем случае на радиотерминалы работников передают задания для проведения подсчета тех ячеек склада, инвентаризация которых не проводилась наиболее длительное время. Применение радиотерминала весьма важно при проведении инвентаризаций. В зависимости от методики работы он может выполнять как пассивную, так и активную роль. В первом случае (RF-assisted Cycle Count) пользователь сам решает, что и как ему нужно инвентаризировать, а терминал выполняет роль электронного блокнота, с помощью которого можно выбрать зону, товар и другие параметры. Пользователь сам определяет свой маршрут и последовательность действий, а терминал нужен только для аккуратного занесения соответствующей информации.

Во втором варианте инвентаризации радиотерминал играет активную роль (RF-directed Cycle Count). Эта опция доступна только в «продвинутых» WMS-cистемах. В этом случае для работы необходимы определенные настройки, в частности «Диспетчера задач» (Task Manager). «Диспетчер задач» служит для распределения задач инвентаризации. При конфигурировании системы настраивается цикл подсчета для каждого товара, в котором могут учитываться такие характеристики товара, как АВС-уходимость товара. Для группы А (товар, который быстро уходит со склада) настраивается цикл с меньшим периодом подсчетов. Точно в назначенный срок на экранах радиотерминалов сотрудников, ответственных за инвентаризацию, появляются задачи подсчета.

Одной из интересных возможностей, предоставляемых системой WMS, является так называемая «инвентаризация через ноль». Эта процедура заключается в том, что при возникновении ситуации, когда комплектовщик выбирает последний товар из ячейки, на экране терминала появляется сообщение: «Ячейка пустая?» Комплектовщик, подтверждая или не подтверждая задачу, фактически проводит инвентаризацию ячейки отбора.

Инвентаризация может включать в себя также одновременную корректировку содержимого проверяемой ячейки. Одновременную корректировку обычно производят при проведении инвентаризаций типа «RF directed». В некоторых системах учитывается процент расхождения, при этом вводится определенная величина, и если подсчет превышает процент расхождения, автоматическая корректировка остатков не производится, а соответствующее изменение делается только после решения менеджера.

Каким же образом можно создавать задачи инвентаризации при наличии WMS-системы? Плановые задачи можно создавать в соответствии с циклом, учитывая тот промежуток времени, когда проводилась инвентаризация. Они будут появляться циклично, например раз в 2 месяца для товаров группы В. Эти задачи распределяются между ответственными пользователями. Допустим, если подошла очередь инвентаризовать какой-то товар, то 1-го числа каждого месяца будет создана задача инвентаризации на каждую ячейку, где содержится данный товар.

Следующий тип инвентаризации – внеплановый, он может создаваться вручную. Если у ответственного кладовщика есть основания предполжить недостачу какого-нибудь товара на складе, он может сам создать задачи инвентаризации, которые появятся на радиотерминалах. Существует и третий тип задач – задачи по событию. Их генерирует WMS. Например, при выполнении задачи комплектации выяснилось, что в ячейке товара меньше, чем указано в задаче. В этом случае вводится причина – недостаток товара, и тогда WMS-система автоматически задаст задачу инвентаризации данной ячейки.

Полная инвентаризация

Система WMS значительно облегчает жизнь работников склада и при проведении полной инвентаризации. Несмотря на то, что данный тип подсчета требует остановки склада, он занимает значительно меньше времени благодаря четко построенным циклическим инвентаризациям. При проведении полных инвентаризаций также применяют радиотерминалы. В отличие от бумажного листа терминал ведет сотрудника четко по маршруту, и если какая-либо ячейка пропущена, то на экране появляется требование ввести причину. Полная инвентаризация на складах, оснащенных WMS, проводится по классическому принципу. Создаются две группы инвентаризации, которые проверяют один и тот же участок, после получения результатов данные сверяются, и если есть серьезные расхождения, назначается третья группа, которая их анализирует.

Инвентаризация может быть проведена также «зрячим» или «слепым» методом. При «зрячей» инвентаризации радиотерминал рекомендует подойти к ячейке и при этом показывает, какой товар и в каком количестве должен в ней находиться. В этом случае от инвентаризатора требуется лишь подтверждение факта наличия. «Слепая» инвентаризация не показывает, что есть в ячейке, а требует вручную занести данные о том, какой товар есть в наличии и в каком количестве. Это более трудоемкое занятие, но в отдельных случаях данный метод может оказаться более приемлемым.

По мере быстрого развития логистического бизнеса 3PL-операторы и компании, владеющие собственными распределительными центрами, сегодня неизбежно сталкиваются с необходимостью внедрения системы автоматизированного управления складом, ведь в большинстве случаев это единственная возможность справиться с огромным количеством внутренних операций и оптимизировать работу склада.